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 索 引 号  461080226/2018-10047 信息分类
发文机关 鄂尔多斯市政务服务中心
标    题 鄂尔多斯市人民政府政务服务中心关于印发《鄂尔多斯市人民政府政务服务中心公文处理工作制度》的通知
文    号 鄂府政服发〔2018〕13号 成文日期 2018-01-24
鄂尔多斯市人民政府政务服务中心关于印发《鄂尔多斯市人民政府政务服务中心公文处理工作制度》的通知
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鄂府政服发〔2018〕13号

鄂府政服发〔201813

 

 

鄂尔多斯市人民政府政务服务中心关于

印发《鄂尔多斯市人民政府政务服务

中心公文处理工作制度》的通知

 

各科室:

《鄂尔多斯市人民政府政务服务中心公文处理工作制度》已经中心主任办公会议讨论通过,现印发给你们,请认真遵照执行。


鄂尔多斯市人民政府政务服务中心

                                                                                   2018124

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

鄂尔多斯市人民政府政务服务中心                                                                                              2018124日印发

               
               鄂尔多斯市人民政府政务服务中心

公文处理工作制度

 

为进一步规范市政务服务中心公文运转程序,切实提高公文运转的效率和质量,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214号,下称《条例》)、《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012,下称《格式》)和《鄂尔多斯市人民政府办公厅关于印发公文处理工作制度的通知》(鄂府办厅务字〔201521号),制定本制度。

 

第一章收文办理

一、公文受理

(一)本着“一口受理”的原则,市政务服务中心办公室(下称办公室)负责统一受理各级各单位(部门)来文来电,其它科室和个人一律不得受理。市政务服务中心其它科室应协助办公室做好以下方面工作。

1.承办本科室职责范围内事项的来文。

2.协助催办、督办承办的来文。

3.协助提醒所对应服务的领导及时签批文件,根据领导日程安排提醒办公室调整传阅顺序。

4.根据来文处理情况,起草批复等对应文件。

5.完成领导交办的其它工作任务。

未经办公室审核并加盖收文专用章的纸质公文不得进入流转程序,办公室不予登记、承办、催办和归档。

(二)办公室要严把收文关,切实提高文件收办质量。有下列情形的文件不予受理:

1.按管理权限和有关规定不应由市政务服务中心受理的。

2.主送、抄送、内容中未涉及市政务服务中心的。

3.来文内容与国家、自治区、我市有关政策、法规相抵触,明显不能办理的。

二、办理环节及工作要求

(一)审核签收。办公室负责初审来文。初审不符合受理要求的,经办公室主任确认后,退回来文单位并说明理由;符合受理要求的转入流转程序,其中纸质来文加盖收文专用章,注明签收日期和签收人。审核签收环节应于收文当日完成。

(二)登记拟办。办文人员应在认真阅读来文、掌握来文主要内容和要求后,根据市政务服务中心领导分工,将来文附《鄂尔多斯市人民政府政务服务中心文件批办单》提出拟办意见送办公室主任审核,需要主要领导签批的文件,应先拟办至办公室主任,由办公室主任提出具体办理意见,提请主要领导签批;涉及两个(含)以上分管口的,由办公室主任签批拟办意见。特别长的文件应列出任务清单附《批办单》后。拟办意见应准确具体,必要时应先征求相关科室和分管领导的意见后提出,拟办不得越级,下列情形不得呈送主要领导签批:

1、经全体会议、党组会议、主任办公会议等决定的事项,主要领导只审签会议纪要,其它事宜一律由分管领导按照会议纪要签批执行。

2、相关科室、分管领导签批的办理意见未简要说明情况或内容含糊不清的。

3、无具体办理意见和分管领导无明确意见的(如:请×主任批示)。

(三)分办。详细记载来文的主要信息、拟办意见后,根据来文单位、形式、内容和要求等,结合市政务服务中心领导分工和各科室职责,将来文分解至对应科室办理,并附《跟办单》。分办应于拟办后1个工作日内完成。拟办意见应包括以下内容。

1、按照文件的内容,提出阅批领导的范围及具体承办落实的科室。

2、需要答复或批复的,一般应提出主办、协办科室名单,并提出由主办科室直接办复或由主办科室研究提出意见后报办公室审定的建议。

3、属一般情况报告无需答复的,应提出送请阅知的范围。

4、特别需要提请注意的其它重要事项。

(四)承办。按照领导批示意见,承办人员应于当日或次日将相关事项逐一落实。急件办理应坚持“三同时制”,收到急办件应在第一时间由办公室主任提出拟办意见后,一份转相关工作科室及时办理,一份呈送分管领导签批,一份呈报主要领导知悉签批,三步同时进行,如果出现三方面意见不一致时,以主要领导的意见为准。办公室应将分管领导和主要领导的签批意见及时转达至相关科室。承办人员收到文件无法按时完成的,须立即向批示领导反馈。

1.传阅。提出拟办意见后,按程序逐级呈送有关领导审批。传阅公文时应随时掌握公文的去向,不得漏传、误传、延误。传阅应结合来文紧急程度掌握办理时限,最长不超过3个工作日。

2.转办。根据领导批示,需转有关科室办理的,应注明办理要求和时限(一般为3个工作日。复杂事项经请示、批准可延长至5个工作日),在转办时要附批示复印件并加盖市政务服务中心公文处理章,不得将原件直接转相关科室,办理结束后将复印件批办单附原件第一页,需要跟办的文件,附领导批示的跟办单。相关材料附后。转办环节应于收到领导签批件的当日完成。

3.办理落实领导批示文件坚持“三单”制度,即跟办单、催办单、盯办单。凡是有中心领导批示的文件原则上都要实行跟办制度,明确办理时限;没有按时完成办理的立即进行催办程序;重要紧急批办文件,经办人员要适时进行盯办。凡是有主要领导明确批示的文件、文电、文函、批示件,由办公室和考核办同时同步全程进行跟办、催办、盯办,并及时向主要领导报告办理进度。其中盯办要求经办人员即时汇总领导批示文件办理情况,并在第一时间向领导反馈。凡列入“三单”进行督办的批示文件办理结果必须及时反馈,相关办理材料应由办公室、考核办、承办科室存档备查。分管领导应在传阅的批办单上注明是否需要跟办,在□内打钩。

(五)催办。转各科室办理的文件要定期催办(一般反馈期满当天催办一次,反馈期满后每个工作日催办一次),特别重要或紧急的事项要随时跟踪催办,催办时办公室负责催办承办科室,并将催办情况送至考核办,考核办负责考核并及时公布考核结果。超过办理期限未反馈办理结果的,须立即向批示领导反馈,并要求承办科室说明情况,督促其从速办理。催办过程要做简要记录,全程留痕。

(六)答复。经办人员要将文件的处理结果及时通知来文机关,需要撰写回复性文件的,要尽快转有关科室拟稿、回复,并填写《跟办单》,《跟办单》由签批领导审核。由主要领导直接签批给科室或个人的,办结后可直接越级上报主要领导。

(七)注结。来文办理到以下程度,可以注结,注结应注明办结日期、办理结果。

1.可一次办结的文件有了具体结果。

2.需翻印的文件,已将原文印发了有关科室,并已签收。

3.需阅知的文件,已分送或复印后分送所有应阅知的科室和人员,并已签收。

4.需回复的文件,已转交有关人员撰写文件回复来文机关。

注结的文件,应将原件、领导批示及处理过程中的有关资料收集齐全,列出资料清单经办公室主任审核签字后一并归档。

三、办理流程及时限要求

(一)办理流程。

1.党中央、国务院及各部委,自治区党委、自治区政府,市委、市政府及市直各单位(部门)来文办理程序。

1)传阅件。审核签收—登记拟办—分办—承办—注结。

2)批办件。审核签收—登记拟办—分办—承办—跟办—催办—盯办—答复—注结。

2.市外机构来文办理程序。登记拟办—分办—承办—跟办—催办—盯办—答复—注结。

3.紧急文件、涉密文件参照以上程序办理。其中紧急文件视紧急程度按规定时限办理;涉密文件由保密人员按保密规定运转。

(二)时限要求。

1.传阅件。普传文件不超过10个工作日办结,其它传阅件不超过7个工作日办结。其中,每位领导的签批时限不超过3个工作日。

2.批办件。平件不超过10个工作日办结,特殊情况经审批同意可以视情况延长13个工作日。其中,每位领导签批环节不超过3个工作日。

3.紧急文件。“特提”件,要求收件后立即办理,两个小时内完成审核、签收、登记、拟办、分办、传阅、承办和转办等流转环节,当天注结;“特急”件,要求4个小时内完成流转环节,24小时内注结;“加急”件,要求8个小时内完成流转环节,2天内注结;“平急”件,要求12个小时内完成流转环节,3天内注结。

4.主要领导批办的事项,除急事急办外,其它事项最长办理时限不得超过5天,超出5天未完成的,办公室、经办科室、考核办第一时间向主要领导说明情况。

(三)其他规定:公文流转办理实行首问负责制。即接收来文的科室或者个人,要全程跟办督办,直至最终文件落实完成,转交办公室走审批流程时要留有交接痕迹,确保文件不漏件、丢件。

 

第二章发文办理

一、发文程序及时限要求

(一)起草。

1.市政务服务中心文件,由相关科室起草,应规范填写《发文审批单》,经科长审批同意后进入发文程序,重要文件需经办公室主任审批同意。

2.公文起草应符合国家法律法规及其它有关规定,如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明;情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、字词规范,标点符号使用符合《标点符合用法》(GBT15834-2011),数字引用符合《出版物上数字用法》(GB/T 15835-2011)。

(二)审核。审核人员应全面审查把关拟发的文稿,包括是否符合党的现行方针政策和国家法律法规及上级有关规定;如提出新的政策规定,是否经相关科室研究,按照职责权限,应由哪一级批准,是否需要废止现行有关政策规定等;是否需要行文,以何种名义及何种形式行文;观点是否正确,内容是否符合实际,措施是否切实可行,有无观点错误、界限不清、宽严失度、难以执行之处;文稿是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑;遣词造句是否符合语法、准确凝练;标点、数字、计量单位、专用名词、引文、简称等是否规范;秘密等级、紧急程度、标题、文种、主送机关、结构层次序数、附件说明、抄送机关、附件等是否符合规定;签发程序、手续是否完备,是否符合行文规范。

1.科室审核。科室代拟的文稿,由科室负责人全面审核把关并签字;办公室起草的文稿,由办公室主任全面审核把关并签字。文稿起草后,附上规范填写的发文审批单后进入发文程序。

2.办公室审核。起草科室负责人审核后的公文,由办公室按以下程序审核。

1)行文确认。对受理的文稿,审核人员要按照《条例》和市政务服务中心主要公文形式、适用范围和审批程序规定确定是否需要行文,以何名义及何种形式行文。凡属可发可不发的文件,坚决不发。对涉及其它科室未经相关科室审核并出具意见的规范性文件,一律不予受理。

2)受理。符合下列要求的文稿,办公室予以受理并进入审核程序:文稿由相关科室代拟;符合行文规则中的各项规定;涉及其它科室或单位(部门)职权的事项已协商、会签,并有会签科室意见和负责人签名;文稿首页使用规范的发文稿纸,主办科室承办人、办公室主任或相关科室负责人、分管领导在相应栏目内签署了姓名;文稿主题明确,文理通顺;附件齐全,附有必要的背景情况说明;主送、抄送机关明确,并附有详细名单。

对不符合上述要求的文稿,由办公室核稿人员提出处理意见,经办公室主任审核同意后,退回主办科室修改完善或另作处理。退文情况应经请示中心分管领导同意后定期通报。

3)核稿。文稿经确认行文后,核稿人员要在认真研读、熟悉文稿内容的基础上,认真把好内容关、政策(法规)关和文字关。

核稿过程中,如发现需要会签和协调解决的重要事项,可由办公室提出意见,经办公室主任审核同意后,退回主办科室会签协调;主办科室无法协调的,应列明各方理据,提出建设性意见后报请市政务服务中心有关领导协调或裁定。

原稿基础较差,需作较大改动的,由办公室提出意见后由主办科室修改;对改动较大、特别是对实质性内容进行了修改的文稿,应请会签科室负责人重新审阅并签署意见。

对文稿的核改,自收文之日起,一般应在2个工作日内完成, 并及时送审;需作较大修改的,应在5个工作日内完成。

(三)签发。相关科室负责人、办公室核稿人员审核完毕后,送分管领导签发。

1.文稿送审时,审核人应按照“四个要”(必要的背景情况要有简要说明;把握不准的重大问题要明确提示;会签时有不同意见的问题要如实注明;急办事项要标注时限要求)的要求,注明有关事项。

2.审签过程中领导如有重要改动,必须征得已审批领导的同意。

3.领导圈阅或只签署姓名、日期的,视为同意发文。

4.相关科室应提醒所服务的领导及时审签文件,审签文件一般于2个工作日内完成。紧急文件随到随办。

(四)复核。经市政务服务中心领导签发的文件,由办公室复核。复核的重点为审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经全面把关合格的文件,核稿人员方可在“复核定稿”一栏签字。对不符合要求的,退回主办科室或起草科室补办或修改;对不符合规定、问题较大或内容与形式不相符的,要按规定修改并按程序(按原审批人审批顺序)复审,复核环节应于收到签发件2个工作日内完成。

(五)登记。复核无误的公文,由办公室核稿人员确定公文的发文字号、分送范围等,并登记发文字号、标题、发文日期、密级等信息。

(六)印制。登记完毕后,公文送办公室印制,办公室要确保印制出的文件内容准确、版式规范、装订整洁、安全保密,并做好以下六个方面的事宜。

1.认真检查送印稿,对未按规定程序审签、签发的文稿,一律拒收并予退回。

2.严格按文稿校对文件,对个别文稿中存在模糊或错误之处,校对人员要及时与核稿人核实纠正。严禁不负责任、将错就错。

3.根据发文机关和发文字号,准确使用相应的文头、印鉴,严禁张冠李戴。

4.严把文件印制关。要设专人负责对成品文件逐份进行质量检查,确认无误后,将原稿、核校清样和成品文件一并送办公室主任阅审。

5.加强安全保密工作。未经办公室主任核准,任何人不得擅自从档案室查阅、借阅、调取任何未正式发送的文件。查阅、借阅、调取文件应按规定经过审批后到办公室履行手续。

6.提高效率。办公室要按照要求合理安排确定文件排印顺序,紧急文件按时限要求印毕,平件1个工作日内印毕,篇幅特别长的文件3个工作日内印毕。

(七)核发。公文印制完毕,由办公室核稿人员检查公文的文字、格式和印刷质量后,根据公文的密级、发送范围和紧急程度及时按规定渠道分发。核发要做到严谨高效、即送即审。

经审核合格的文件,须由主办科室或拟稿科室负责人最终审核把关后方可按发放范围及时分发;对不合格的文件,要指出存在问题并责成办公室重新印制;对经审核不能或暂时不宜发送的文件要妥善处置。对核发文件的数量和质量等方面的问题,要认真登记,每月汇总一次。

(八)归档。经办人员要将成文(4份)、底稿及其它有关资料搜集齐全,及时归档。

二、责任鉴定及其它要求

1.拟稿科室负责人为科室承拟稿件的第一责任人,要对稿件政策导向、文字内容等进行全面审核把关。科室拟稿工作人员为承拟稿件的直接责任人,要高度负责、加强学习,切实提高拟稿水平。

2.印发文件应严格遵守发文流程和时限。如确需印发紧急文件,拟稿科室应按发文审批流程逐级请示,并保证拟稿质量。若因科室所拟稿件出现文字内容错误等问题造成文件未按时印发的,拟稿科室承担相应责任。

3.办公室核稿人员应定期汇总科室拟稿件中存在的错误情况,并抄报考核办备查。承办科室在拟稿审签过程中出现失误造成不良影响的,经请示领导同意后酌情处理。

 

第三章附则

本制度由市政务服务中心负责解释,自印发之日起实行。此前印发与本制度不一致的,以本制度为准。办公室应定期向各科室开展公文处理培训,公文处理作为考核的重要依据。


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